Reglamento del centro de documentación y archivo (CEDAR)

(Aprobado en el Consejo de Gobierno el 19 de diciembre de 2005)

El desarrollo de la Universidad de A Coruña, con el consiguiente aumento de su estructura académica y administrativa, ha producido un notable aumento del volumen de la documentación que gestiona la universidad. Es necesario por eso organizar ese patrimonio documental con criterios de eficiencia y economía administrativa, asegurando además el acceso a la documentación de acuerdo con los principios generales que rigen en la administración pública. Con este fin se ha creado el Centro de Documentación y Archivo de la Universidad de A Coruña, que desarrolla sus funciones como unidad responsable del tratamiento del patrimonio documental de la universidad, contribuyendo a una mejor organización y conservación de este.

Las actividades y funciones del Centro de Documentación y Archivo se enmarcarán dentro del régimen jurídico general sobre documentos y archivos de la administración pública y de la normativa específica de la universidad, que tendrá en cuenta las características propias de esta.

Con el presente Reglamento se pretenden garantizar los derechos de las personas físicas y jurídicas, contribuir a la mejora de la gestión administrativa y difundir entre la comunidad universitaria y la misma sociedad el patrimonio documental de la Universidad de A Coruña.

TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objetivo del Reglamento

El presente Reglamento tiene como objetivo establecer el marco normativo del sistema de documentación y archivo de la Universidad de A Coruña, con particular referencia al Centro de Documentación y Archivo, y de la gestión y acceso a los documentos de la universidad.

Artículo 2. Los documentos

  1. Los documentos producidos, recibidos o reunidos por la Universidad de A Coruña, cualquiera que sea su soporte material, constituyen el objeto de aplicación de este Reglamento.
  2. A los efectos de la presente normativa se entiende por documento toda expresión textual, en lenguaje escrito u oral, natural o codificada, así como toda imagen gráfica o registro sonoro, recogida en un soporte material de cualquier tipo, que sea testimonio de las funciones y actividades de la universidad o que ha sido adquirido o donado y aceptado por ella. Se exceptúa el material que por su naturaleza forme parte del patrimonio bibliográfico.

Artículo 3. El patrimonio documental

  1. El patrimonio documental de la universidad está formado por el conjunto de documentos tal como se definen en el artículo anterior, generados, recibidos o reunidos por:
    1. Los órganos de gobierno de la universidad.
    2. Los centros, departamentos e institutos que componen la estructura académica de la Universidad de A Coruña, según establecen sus Estatutos.
    3. Las personas físicas al servicio de la universidad en el ejercicio de su función administrativa, docente y/o investigadora.
    4. Las personas físicas o jurídicas que hagan donación o cesión expresa de documentos, después de que esta sea aceptada por la Universidad de A Coruña, o los proporcionen por compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico.
  2. Los documentos generados, recibidos o reunidos por las personas físicas en ejercicio de su función administrativa, docente y/o investigadoras en la universidad forman parte del patrimonio documental de esta y no podrán ser considerados como una propiedad privada, sin perjuicio de la existencia de documentos a los que pueda afectar la legislación sobre la propiedad intelectual.

TÍTULO II
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMENTO DEL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Artículo 4. Sistema de documentación y archivo

  1. El sistema de documentación y archivo de la Universidad de A Coruña es la estructura sobre la que se organiza el patrimonio documental de la universidad, a lo largo del ciclo de vida de los documentos, en cuanto a su conservación, tratamiento y difusión.
  2. El sistema de documentación y archivo de la Universidad de A Coruña está integrado por dos elementos, que son el Centro de Documentación y Archivo y los archivos de gestión.

Artículo 5. El Centro de Documentación y Archivo y sus funciones

  1. El Centro de Documentación y Archivo es una unidad especializada en el tratamiento y gestión de los documentos de la universidad, en su custodia y accesibilidad a los miembros de la comunidad universitaria y a la sociedad en general. Se configura como una unidad de apoyo a la docencia, a la investigación y a la gestión administrativa de la universidad.
  2. El Centro de Documentación y Archivo coordina el sistema archivístico de la universidad, propone los procedimientos de gestión documental, elaborando las herramientas de descripción y garantizando el acceso a sus fondos a los miembros de la comunidad universitaria y ciudadanos en general.
  3. El Centro de Documentación y Archivo recibe y custodia la documentación universitaria procedente de los archivos de gestión, una vez transcurrido el período de permanencia en ellos.
  4. El Centro de Documentación y Archivo desarrolla las siguientes funciones:
    1. Colaborar en la elaboración de la normativa referente a la documentación y a los archivos de gestión de la universidad.
    2. Como archivo intermedio, custodiar la documentación procedente de los archivos de gestión, una vez finalizado el período de permanencia en ellos.
    3. Como archivo histórico, custodiar aquella documentación de la que se determine su conservación permanente.
    4. Contribuir al funcionamiento de la administración de la universidad gestionando el préstamo interno de documentación necesaria para la resolución de los trámites administrativos y colaborando en el diseño de los documentos de uso en la gestión administrativa de la universidad.
    5. Facilitar el acceso y consulta de la documentación que custodia a la comunidad universitaria y a los ciudadanos en general, de acuerdo con el marco legal y normativo existente.
    6. Contribuir a la difusión del patrimonio documental de la universidad y colaborar con actividades de apoyo a la docencia relacionada con esta materia.
    7. Proponer y en su caso impartir acciones de formación a los usuarios de los archivos de gestión.
    8. Asimismo, todas aquellas otras funciones que le sean encomendadas relativas a la organización y tratamiento de la documentación y patrimonio documental de la universidad.
  5. El Centro estará dotado de los recursos humanos necesarios para alcanzar los objetivos y tareas asignadas a este. Contará con el personal directivo, técnico, administrativo y subalterno apropiado y podrá contar además con la colaboración temporal de becarios y estudiantes en prácticas.

Artículo 6. Los archivos de gestión

  1. Los archivos de gestión recogen la documentación de los órganos de gobierno, centros y unidades administrativas y de servicios de la universidad en la etapa activa del ciclo de vida de los documentos, es decir, mientras dura su tramitación o es elevado su nivel de utilización y consulta por parte de la unidad productora.
  2. La documentación permanecerá en los archivos de gestión durante el período de tiempo que para cada serie documental venga determinado por el calendario de conservación. A partir de ese momento, la documentación se transferirá al Centro de Documentación y Archivo.
  3. En estos archivos la documentación será gestionada por el personal de la unidad administrativa, de acuerdo con las instrucciones y criterios generales establecidos, aplicando métodos y técnicas uniformes de tratamiento documental incluidas en el sistema general de gestión de los documentos de la universidad.

Artículo 7. La Comisión Asesora de Valoración de Documentos Administrativos

  1. La Comisión Asesora de Valoración de Documentos Administrativos de la Universidad de A Coruña es el órgano colegiado encargado de la valoración de las series documentales producidas por las unidades administrativas y de servicios de la Universidad de A Coruña, que determina los criterios de conservación o eliminación, el acceso y plazos de transferencia al Centro de Documentación y Archivo, a propuesta de éste y de acuerdo con la legislación vigente sobre la materia.
  2. La Comisión Asesora de Valoración de Documentos Administrativos está compuesta por:
    1. El/la secretario/a general, que actuará como presidente.
    2. El/la gerente de la Universidad, o persona en quien delegue.
    3. Dos profesores/as nombrados/as por el/la rector/a a propuesta del/de la secretario/a general, preferentemente de áreas relacionadas con la materia objeto de la Comisión.
    4. El/la jefe/a de servicio de Asesoría jurídica.
    5. El/la jefe/a del servicio de Registro, Documentación y Archivo, que actuará como secretario/a.
  3. La Comisión Asesora de Valoración de Documentos Administrativos desarrolla las siguientes funciones:
    1. La identificación y análisis de las series y tipologías documentales que generan los órganos de gobierno, los servicios y las unidades administrativas de la Universidad de A Coruña, con el fin de determinar su valor administrativo, legal, judicial, informativo e histórico.
    2. El establecimiento de los plazos y criterios de transferencia de la documentación administrativa al Centro de Documentación y Archivo.
    3. La determinación de los criterios para llevar a cabo la selección o expurgo de los documentos, a fin de eliminar aquellos que no se considere que deban ser conservados permanentemente.
    4. La adopción de pautas para el acceso a la documentación.
    El desarrollo de estas funciones se adopta sin perjuicio de lo previsto en la normativa estatal o autonómica relativa a la conservación y eliminación de documentos.
  4. 4. La Comisión Asesora de Valoración de Documentos Administrativos de la Universidad de A Coruña se reunirá al menos una vez al año, y siempre que sea convocada por su presidente.
  5. 5. La Comisión trasladará sus propuestas para la aprobación del/de la rector/a.


TÍTULO III
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 8. El sistema de gestión de documentos

  1. El sistema de gestión de documentos es el conjunto de técnicas y operaciones relativas a la concepción y desarrollo de los sistemas administrativos y archivísticos necesarios, desde la creación o recepción de los documentos en los archivos de gestión hasta su destrucción o conservación en el Centro de Documentación y Archivo.
  2. El sistema de gestión de documentos tiene como finalidad la eficacia en la recuperación y localización de la información contenida en los documentos, mediante la utilización de prácticas y procedimientos normalizados. El sistema posibilitará el control de todo el ciclo vital de los documentos, con la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
  3. Los principales componentes que integran el sistema de gestión de documentos de la Universidad de A Coruña son:
    1. Un sistema de clasificación de documentos, cuya plasmación es el cuadro de clasificación de aplicación general para toda la documentación. El cuadro de clasificación es la estructura que permite la identificación y agrupación física e intelectual de los documentos de la universidad, así como su recuperación.
    2. Un sistema de conservación y eliminación de documentos para establecer su período de permanencia en cada fase de archivo y su destino final, que se materializa en el calendario de conservación de documentos.
    3. Un sistema de descripción de documentos para recuperar y acceder a la información en cualquier soporte y formato en la que esta se presente, que se concreta en la elaboración de los instrumentos de descripción pertinentes.

Artículo 9. La preservación de los documentos

El Centro de Documentación y Archivo adoptará las medidas preventivas para la conservación y protección de la documentación depositada en sus instalaciones en las condiciones ambientales y de seguridad más adecuadas para evitar la degradación de la documentación, mantenerla en óptimas condiciones y asegurar su preservación. Para eso velará, para que tanto los materiales empleados como las condiciones ambientales sean las más idóneas para la perdurabilidad de los documentos, de acuerdo con los distintos tipos de soportes materiales de éstos.

TÍTULO IV
EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS

Artículo 10. Principios generales

  1. Se entiende por acceso la disponibilidad de los documentos para su consulta mediante el procedimiento administrativo establecido.
  2. El acceso a la documentación estará garantizado de conformidad con lo dispuesto en el presente Reglamento y de acuerdo con los principios generales sobre el acceso a la documentación que rigen en la administración pública.
  3. La Comisión Asesora de Valoración de Documentos Administrativos determinará los listados de series excluidas de la consulta pública y, si es el caso, el procedimiento para autorizar su acceso en determinadas circunstancias. El acceso a la documentación queda subordinado en todo caso a que no se ponga en peligro su conservación. La Comisión Asesora de Valoración de Documentos Administrativos aprobará los criterios de acceso cuando la consulta de los originales suponga riesgos para su conservación.
  4. El acceso a los fondos donados o cedidos al Centro de Documentación y Archivo se regirá, en su caso, por las condiciones acordadas por las partes.

Artículo 11. Forma y procedimiento

  1. El acceso a los documentos podrá llevarse a cabo mediante la consulta interna o externa de los documentos o a través de la entrega de copias.
  2. La efectividad del derecho de acceso se someterá al cumplimiento de las condiciones que establezca al efecto el Centro de Documentación y Archivo.
  3. Tendrán la consideración de consultas internas aquellas que sean efectuadas por los órganos de gobierno, centros y servicios de la universidad en el ejercicio de sus funciones; el resto tendrán la consideración de consultas externas.
  4. Como norma general, las consultas se llevarán a cabo en las instalaciones destinadas al efecto en el Centro de Documentación y Archivo y en el horario establecido para consulta. Los órganos de gobierno, servicios y unidades administrativas de la universidad podrán obtener la documentación mediante préstamo en el caso de que sea necesaria para la tramitación o resolución de asuntos.
  5. El préstamo siempre se efectuará a partir de expedientes completos, que deberán retornar en las mismas características de integridad y ordenación en las que fueron prestados.
  6. Los usuarios, tanto internos como externos, son responsables de la integridad de los fondos documentales mientras los consulten. Queda prohibido el traslado de documentos fuera del espacio destinado a consulta, salvo que haya sido específicamente autorizado mediante préstamo a los usuarios internos o formen parte de una exposición documental.
  7. Ante circunstancias de carácter extraordinario podrán imponerse temporalmente restricciones o condiciones especiales para la consulta dos fondos.

Artículo 12. Acceso a los depósitos de los documentos

El acceso directo a los depósitos está reservado únicamente al personal del Centro de Documentación y Archivo. Los usuarios no podrán acceder a ellos sin una autorización expresa.

Artículo 13. La consulta de trabajos inéditos

La consulta de trabajos de investigación inéditos, como pueden ser las tesis de doctorado o proyectos de fin de carrera o de cualquier otro trabajo inédito de un autor o grupo de investigación, se realizará de acuerdo con el procedimiento que se establezca, con el fin de garantizar los derechos de autor.

Artículo 14. La reproducción de documentos

  1. Se podrá obtener una reproducción de documentos depositados en el Centro de Documentación y Archivo en la medida en que lo permitan los medios técnicos disponibles y mediante el pago del precio que esté establecido, con la excepción de los documentos cuyo acceso esté restringido por la normativa vigente.
  2. La reproducción de documentos de acceso restringido requerirá autorización previa y expresa de la Secretaría General.
  3. Los documentos que estén sujetos a la legislación sobre propiedad intelectual podrán tener restricciones en cuanto a su reproducción. Las malas condiciones de conservación podrán impedir temporalmente la reproducción de documentos. En todo caso, cabe la posibilidad de obtener reproducciones de documentos en formato distinto al solicitado por el interesado, en razón del estado del soporte original.
  4. El personal del Centro de Documentación y Archivo es el único autorizado para realizar la reproducción de documentos. En casos excepcionales, se podrá autorizar la salida de documentación para su reproducción.
  5. Además del servicio de reproducción mediante copias simples, se podrán obtener copias compulsadas previo pago de las correspondientes tasas.

DISPOSICIÓN ADICIONAL

Corresponde a la Secretaría General de la Universidad de A Coruña garantizar la correcta aplicación del presente Reglamento y resolver las dudas que este pueda ocasionar.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA PRIMERA

Queda prohibida la eliminación total o parcial de la documentación integrante del patrimonio documental de la Universidad de A Coruña, en tanto no se establezca resolución de valoración de las series documentales.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA SEGUNDA

En el caso de solicitudes de acceso a series documentales que no tengan resolución de valoración, se establece con carácter general un plazo de reserva de 25 años desde la fecha del documento, a menos que otra normativa de rango superior establezca períodos distintos o la información del documento sea pública. Mientras no se emita la resolución de valoración, corresponde al/a la Secretario/a General resolver las solicitudes de acceso dirigidas al Centro de Documentación y Archivo para documentos de antigüedad inferior a la indicada.

DISPOSICIÓN FINAL

Este reglamento entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Consejo de Gobierno.