Servizos que ofrecemos
Concepto
A xestión documental pódese definir como o conxunto de tarefas e procedementos regrados orientados a conseguir unha maior eficacia e economía no uso dos documentos por parte das administracións. A xestión documental permite coordinar e controlar a creación, recepción, organización, almacenamento e preservación, acceso e difusión da documentación.
Elementos
Sistema de clasificación dos documentos
A clasificación é a acción de identificar e agrupar os documentos baixo conceptos que amosan as funciós xerais e as actividades concretas da universidade, dentro dunha estrutura xerárquica e lóxica: o Cadro de Clasificación.
Concepto
Operación pola que se traspasan dun arquivo a outro (no noso caso, dos arquivos de xestión ao CEDAR) os documentos, así como a responsabilidade sobre o seu tratamento e custodia.
Procedemento
Normas básicas de transferencia de documentación
Instrucións para cubrir as etiquetas das caixas
Formularios e etiquetas
Formulario de transferencia de documentos
Os documentos da UDC son patrimonio documental de Galicia desde a súa creación ou a súa acumulación.
O Consello de Avaliación Documental de Galicia é o órgano que propón á consellería competente en materia de arquivos e patrimonio documental os criterios para avaliar as series documentais xeradas polas universidades galegas.
Forma parte do devandito consello o Grupo de Traballo de Universidades, formado polo persoal dos arquivos das tres universidades galegas. Este grupo de traballo realiza as propostas de identificación e avaliación das series documentais xeradas polas universidades galegas. Por serie documental enténdese un conxunto de documentos producidos dun xeito continuado como resultado dunha mesma actividade e baixo unhas normas de procedemento.
O resultado da avaliación son as Táboas de avaliación documental. Nelas determínase o destino dos documentos, que pode ser a súa conservación (indefinida ou durante un prazo de tempo) ou a súa eliminación. Os extractos das táboas publícanse no Diario Oficial de Galicia e son de obrigado cumprimento.
Se algunha unidade ou servizo quere solicitar a avaliación dunha serie documental que ela mesma xestione pode indicalo aquí.
Enténdese por acceso a dispoñibilidade dos documentos para a súa consulta mediante o procedemento administrativo establecido. O acceso á documentación estará garantido de conformidade co disposto na normativa da UDC e de acordo cos principios xerais sobre o acceso á documentación que rexen na administración pública.
A consulta é o exame dos documentos nas mesmas instalacións do CEDAR. O acceso aos documentos poderá levarse a cabo mediante a consulta interna ou externa dos documentos. Teñen a consideración de consultas internas aquelas que sexan efectuadas polos órganos de goberno, centros e servizos da universidade no exercicio das súas funcións; o resto terán a consideración de consultas externas.
O préstamo é a acción pola que se autoriza ás unidades produtoras a obter, temporalmente, documentos depositados no CEDAR con fins de tramitación ou de información administrativa. Os órganos de goberno, servizos e unidades administrativas da universidade poderán obter a documentación mediante préstamo no caso de que sexa necesaria para a tramitación ou resolución de asuntos.
Formularios
A eliminación de documentos orixinais, tanto en papel como electrónicos, só é posible cando estes conten con táboas de avaliación aprobadas pola consellería da Xunta de Galicia con competencias en materia de arquivos e patrimonio documental. Ademais, en cada caso concreto será necesario dirixir unha proposta de eliminación ao órgano superior da consellería competente para que este resolva.
Se algunha unidade ou servizo quere solicitar a eliminación de documentos dunha serie documental que conte con táboa de avaliación aprobada pola consellería pode indicalo aquí.
As copias das que se dispoña o orixinal non precisan autorización previa para a súa eliminación.
