Servicios que ofrecemos
Concepto
La gestión documental se puede definir como el conjunto de tareas y procedimientos reglados orientados a conseguir una mayor eficacia y economía en el uso de los documentos por parte da las administraciones. La gestión documental permite coordinar y controlar la creación, recepción, organización, almacenamento y preservación, acceso y difusión de la documentación.
Elementos
Sistema de clasificación de los documentos
La clasificación es la acción de identificar y agrupar los documentos bajo conceptos que muestran las funciones generales y las actividades concretas de la universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica: el Cuadro de Clasificación.
Cuadro de Clasificación del Fondo de la Universidad de A Coruña
Concepto
Operación por la que se traspasan de un archivo a otro (en nuestro caso, de los archivos de gestión al CEDAR) los documentos, así como la responsabilidad sobre su tratamiento y custodia.
Procedimiento
Normas básicas de transferencia de documentación
Instrucciones para cubrir las etiquetas de las cajas
Formularios y etiquetas
Formulario de transferencia de documentos
Los documentos de la UDC son patrimonio documental de Galicia desde su creación o acumulación.
El Consejo de Evaluación Documental de Galicia es el organismo que propone a la consejería competente en materia de archivos y patrimonio documental los criterios de valoración de las series documentales generadas por las universidades gallegas.
El Grupo de Trabajo de Universidades, formado por el personal de los archivos de las tres universidades gallegas, forma parte de este consejo. Este grupo de trabajo realiza propuestas para la identificación y evaluación de las series documentales generadas por las universidades gallegas. Se entiende por serie documental el conjunto de documentos producidos de forma continua como resultado de la misma actividad y bajo unas normas de procedimiento.
El resultado de la evaluación son las Tablas de Evaluación Documental. Ellas determinan el destino de los documentos, que puede ser su conservación (indefinida o por un tiempo) o su eliminación. Los extractos de las tablas se publican en el Diario Oficial de Galicia y son de obligado cumplimiento.
Si alguna unidad o servicio quiere solicitar la valoración de una serie documental que gestiona, puede indicarlo aquí.
Se entiende por acceso la disponibilidad de los documentos para a su consulta mediante el procedimiento administrativo establecido. El acceso a la documentación estará garantizado de conformidad con lo dispuesto en la normativa de la UDC y de acuerdo con los principios generales sobre el acceso a la documentación que rigen en la administración pública.
La consulta es el examen de los documentos en las mismas instalaciones del CEDAR. El acceso a los documentos podrá llevarse a cabo mediante la consulta interna o externa de los documentos. Tienen la consideración de consultas internas aquellas que sean efectuadas por los órganos de gobierno, centros y servicios de la universidad en el ejercicio de sus funciones; el resto tendrán la consideración de consultas externas.
El préstamo es la acción por la que se autoriza a las unidades productoras a obtener, temporalmente, documentos depositados en el CEDAR con fines de tramitación o de información administrativa. Los órganos de gobierno, servicios y unidades administrativas de la universidad podrán obtener la documentación mediante préstamo en el caso de que sea necesaria para la tramitación o resolución de asuntos.
Formularios
La eliminación de documentos originales, tanto en papel como electrónicos, sólo es posible cuando estos cuenten con tablas de evaluación aprobadas por la consellería de la Xunta de Galicia con competencias en materia de archivos y patrimonio documental. Además, en cada caso concreto será necesario dirigir una propuesta de eliminación al órgano superior de la consellería competente para que este resuelva.
Si alguna unidad o servicio quiere solicitar la eliminación de documentos de una serie documental que cuente con tabla de evaluación aprobada por la consellería puede indicarlo aquí.
Las copias de las que se disponga de original no necesitan autorización previa para su eliminación.
