Reglamento del registro

(Aprobado en el Consejo de Gobierno el 19 de diciembre de 2005)

Los registros de documentos prestan un servicio fundamental en el desarrollo de la actuación administrativa, tanto en el ámbito del funcionamiento interno de la Universidad de A Coruña como en su relación con los ciudadanos y con otros entes públicos y privados.

La necesidad de racionalizar el flujo documental de las solicitudes, de las comunicaciones y de las resoluciones recibidas o tramitadas por la Universidad de A Coruña aconseja aprobar un reglamento del funcionamiento del registro de la universidad inspirado en los principios de economía, de coordinación, de celeridad y de eficacia.

El objetivo de este reglamento es definir las normas específicas y de funcionamiento que debe cumplir el registro de la Universidad de A Coruña para adaptarse a las previsiones de la normativa estatal vigente en la materia.

TITULO I
SISTEMA DE REGISTRO DE LA UNIVERSIDAD DE A CORUÑA

Artículo 1. Organización del registro

1. La Universidad de A Coruña dispone de un sistema informatizado de registro único y común para todos los órganos, todos los servicios y todas las unidades administrativas.
2. El sistema está constituido por el Registro General de la Universidad de A Coruña, situado en el Rectorado, y por los registros auxiliares. Todas las oficinas de registro están interconectadas entre sí, de modo que los asientos que se efectúan en cualquiera de ellas se integran de forma automática en el Registro General.
3. El Registro General es una unidad administrativa que tiene la consideración de órgano administrativo por tener atribuidas funciones que tienen efectos jurídicos frente a terceros.
4. Existe un registro auxiliar en el campus de Ferrol, situado en el Vicerrectorado del campus de Ferrol. Cuando el volumen o la naturaleza de las actividades de un órgano, de un servicio o de una unidad administrativa lo aconsejen, podrán establecerse en ellos registros auxiliares. También podrán establecerse registros auxiliares para aproximar las oficinas de registro a las personas usuarias.
5. La creación, la modificación y la supresión de registros auxiliares se hará por resolución rectoral.

Artículo 2. Competencias de los registros

1. El Registro General y los registros auxiliares tienen las mismas competencias para practicar asientos, sin perjuicio de las competencias de dirección, de gestión, de supervisión y de coordinación que corresponden al Registro General.
2. El sistema informático garantizará la integración informática en el Registro General de las anotaciones efectuadas en los registros auxiliares.

Artículo 3. Dependencia funcional

El Registro General y el Registro Auxiliar del campus de Ferrol dependen funcionalmente de la Secretaría General de la Universidad de A Coruña. La dependencia funcional de los registros auxiliares que se pueden crear se indicará en la resolución rectoral correspondiente.

TITULO II
PRESENTACIÓN Y ASIENTO DE DOCUMENTOS

Artículo 4. Lugares de presentación

1. Los escritos que se dirijan a cualquier órgano, servicio o unidad administrativa de la Universidad de A Coruña podrán presentarse en los siguientes lugares:
   1. En el Registro General y en los registros auxiliares de la Universidad de A Coruña.
   2. En los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado o a cualquier administración de las comunidades autónomas.
   3. En los registros de las entidades que integran la Administración local con las que la Universidad de A Coruña suscriba el oportuno convenio.
   4. En las oficinas de Correos en la forma que reglamentariamente se establezca.
   5. En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España acreditadas en el extranjero.
   6. En los registros administrativos de las universidades públicas con que la Universidad de A Coruña suscriba el oportuno convenio.
   7. En cualquier otra oficina de registro que establezcan las disposiciones vigentes.
2. Cuando el documento se presente en uno de los registros no pertenecientes a la Universidad de A Coruña citados en las letras c) y f), los plazos oportunos se contarán a partir de la fecha en que el documento tenga entrada en los registros general o auxiliares de la Universidad de A Coruña, excepto en los casos en que se firme el oportuno convenio.

Artículo 5. Registro de entrada

1. Se registrarán de entrada los documentos que se presenten o se reciban en el Registro General y en los registros auxiliares, siempre que se identifique el emisor del documento, estén debidamente firmados y se dirijan a un órgano, servicio o unidad administrativa de la Universidad de A Coruña, así como a otra administración pública según el que está dispuesto en el artículo 7 del presente reglamento.
2. Una vez que concluya el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios desde el registro en que se hayan recibido.

Artículo 6. Registro de salida

1. Se registrarán de salida los documentos que emanen de los órganos, de los servicios y de las unidades administrativas de la Universidad de A Coruña.
2. Para el trámite de los asientos de salida cada órgano, servicio o unidad administrativa enviará para su anotación en el registro los documentos que tenga que expedir, que se cursarán sin dilación y por riguroso orden temporal de recepción, excepto los casos urgentes que se justifiquen debidamente. Una vez que concluya el trámite se devolverán para ser enviados por la correspondiente dependencia.

Artículo 7. Documentos dirigidos a otras administraciones públicas

Se aceptarán, conforme a lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los documentos dirigidos a cualquier administración pública con que la Universidad suscriba el correspondiente convenio para este efecto, o cuando lo establezca la correspondiente norma o el correspondiente procedimiento.

Artículo 8. Asientos de entrada y de salida

1. Se registrarán en los asientos de entrada los documentos que se presenten o se reciban en los siguientes casos:
   
   1. las solicitudes que formulen las personas interesadas en la iniciación de los procedimientos establecidos por disposición legal o reglamentaria que tengan que ser resueltas en la Universidad de A Coruña;
   2. los escritos motivados de otros órganos, de otros servicios o de otras unidades administrativas para iniciar los procedimientos de oficio o para continuar los ya iniciados;
   3. las solicitudes, los escritos y las comunicaciones dirigidos a los órganos, a los servicios o a las unidades administrativas;
   4. las solicitudes, los escritos y las comunicaciones que se reciban de otras administraciones públicas, dirigidos a los órganos, a los servicios o a las unidades administrativas de la Universidad de A Coruña;
   5. las solicitudes, los escritos y las comunicaciones dirigidos a outras administraciones públicas según lo que está establecido en el artículo 7 del presente reglamento;
   6. cualquier otro que se disponga.
2. Se registrarán en los asientos de salida oficios, notificaciones, órdenes, comunicaciones, circulares o resoluciones en los siguientes casos:
   1. los que se dirijan a particulares interesados en un procedimiento iniciado de oficio o por solicitud de aquellos;
   2. los que los órganos de gobierno les envíen a otros órganos, servicios o unidades administrativas, o a otros miembros de la comunidad universitaria;
   3. los dirigidos a otras administraciones públicas o a otros entes públicos o privados;
   4. cualquier otro que se disponga.
3. No se procederá al asiento de los siguientes escritos o documentos:
   1. los que sólo contengan publicidad, propaganda o análogos;
   2. los documentos anónimos o sin firmar;
   3. los documentos de carácter personal no dirigidos a ningún órgano, a ningún servicio o a ninguna unidad administrativa;
   4. la documentación complementaria que acompaña al documento que es objeto de registro;
   5. los documentos protocolarios, tales como saludos e invitaciones;
   6. los informes jurídicos y los contratos;
   7. los escritos y las comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de otras administraciones públicas distintas de la Universidad de A Coruña, salvo si hay convenio;
   8. las comunicaciones entre órganos, servicios y unidades administrativas de la Universidad de A Coruña. De tratarse de comunicaciones relativas a procedimientos sujetos al cómputo de plazos, de estimarse necesario, se podrá acudir al oficio o a la nota interior, que no se registrará en ningún caso;
   9. la documentación complementaria que acompañe al escrito.
4. Los órganos, los servicios y las unidades podrán disponer de un registro interno de documentos de carácter organizativo, distinto del que está previsto en el artículo 1 de este reglamento y carente de validez para los efectos del cómputo de plazos.

TÍTULO III
PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 9. Medios de presentación

1. El sistema de acceso al registro consistirá en la presentación de los documentos en la correspondiente oficina, bien mediante entrega personal y directa efectuada por los interesados o por sus representantes, o bien indirectamente, a través del servicio de correos y de otros servicios de mensajería.
2. Se admitirá la presentación de documentos por medios informáticos, electrónicos o telemáticos cuando legal o reglamentariamente así se establezca o permita, así como cuando lo contemple la respectiva convocatoria o las normas del procedimiento.

Artículo 10. Presentación irregular

1. Se considerará irregular la presentación de los siguientes documentos:
   1. los carentes de alguna de las menciones legalmente exigibles por la normativa vigente. Una vez que se advierta el error o la omisión, el personal del registro comunicará a la persona interesada, verbalmente o por escrito, la necesidad de corregirlo. Si las deficiencias no son sustanciales se procederá, a instancia de la persona interesada, al registro de los documentos presentados;
      los documentos dirigidos a administraciones públicas con que la Universidad no haya suscrito el preceptivo convenio. El personal del Registro indicará qué registros son los idóneos para la presentación de estos documentos y se negará a su recepción y a su constancia en el registro universitario.
   2. No obstante, las oficinas de registro procederán a la admisión y a la anotación de aquellos documentos dirigidos a las administraciones a que se refiere el párrafo anterior cuando los mismos hayan sido presentados por algún miembro de la comunidad universitaria como consecuencia de su participación en alguna convocatoria o en algún procedimiento de otras administraciones, advirtiéndoseles que la presentación de este documento no producirá efectos en lo relativo al cumplimiento de los plazos. En estos supuestos, las oficinas de registro, una vez registrado de entrada el documento, lo enviarán de inmediato a la administración interesada mediante un escrito de remisión, registrándose de salida solamente éste.
2. Cuando la solicite la persona interesada, la oficina de registro que deniegue la anotación de entrada de un documento emitirá una diligencia haciendo constar su decisión y su motivación, la naturaleza del documento y la fecha y la hora de presentación que será entregada a la persona interesada, quedando copia en la oficina de registro.

TÍTULO IV
FUNCIONAMENTO DEL REGISTRO

Artículo 11. Funciones de las oficinas de registro

Las oficinas de registro desenvolverán las siguientes funciones:

1. la recepción y la remisión de documentos;
2. la anotación de asientos de entrada o de salida de los documentos;
3. la expedición de recibos y de acreditaciones de presentación de documentos, de acuerdo con lo que está dispuesto en el artículo 10 de este reglamento;
4. la expedición de copias selladas de los documentos originales que las personas interesadas deban adjuntar junto con la solicitud, con el escrito o con la comunicación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de este reglamento;
5. la realización de cotejos de acuerdo con lo que está previsto en el artículo 17 de este reglamento;
6. la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por las personas interesadas en el caso de que se establezcan reglamentariamente;
7. y cualquier otra función que se les encomiende relacionada con su ámbito de trabajo.

Artículo 12. Recepción

La recepción de documentos se realizará de acuerdo con las normas que están establecidas en los artículos 4 y siguientes del presente reglamento.

Artículo 13. Datos recogidos

1. En la anotación de los asientos de entrada y de salida se especificarán, como mínimo, los siguientes datos:
   1. el número de registro por orden correlativo de entrada o de salida, según proceda;
   2. la fecha y la hora de la recepción del escrito o del documento;
   3. el código de la oficina del registro;
   4. la identificación de la persona, del órgano, del servicio o de la unidad administrativa remitente;
   5. la identificación de la persona, del órgano, del servicio o de la unidad administrativa al que se envía;
   6. el epígrafe expresivo del tipo de documento: petición, solicitud, recurso, comunicación, alegación, etc.;
   7. la referencia sucinta al contenido del escrito o del documento que se registra;
   8. las observaciones que parezcan oportunas.
2. Cuando se trate de un escrito con idéntico contenido y dirigido a una pluralidad de destinatarios, no será necesario proceder a un asiento y a una numeración individuales por cada destinatario, sino que bastará con que se realice un único asiento que identificará al primero, de modo que la persona interesada debe aportar un ejemplar para cada uno de los destinatarios.
3. Cuando se trate de un escrito o de una solicitud presentados por varias personas interesadas, se hará un único asiento y una única numeración en que constará la identidad de la persona interesada designada expresamente o, en su defecto, la del primer firmante.

Artículo 14. Orden temporal

Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o de salida de los documentos.

Artículo 15. Numeración

1. La numeración de los asientos registrales se iniciará el primer día de cada año natural.
2. El registro de documentos se realizará de forma automatizada. El soporte informático del registro garantizará la plena interconexión entre las oficinas de registro, estableciéndose una única numeración correlativa de los asientos en función del orden temporal de recepción o de salida. En el caso de que la numeración del Registro General y la de los registros auxiliares no fuese única, la generada por estos llevará incorporado el código de la oficina del registro auxiliar.
3. El sello del registro o la impresión mecánica de entrada o de salida se reflejará en el documento presentado. Los datos que deberán quedar impresos o sellados en la primera hoja del escrito son el tipo de registro (entrada o salida), el número de entrada o salida asignado al documento, y la fecha y la hora de entrada o de salida.

Artículo 16. Recibos de presentación

Los ciudadanos podrán solicitar la acreditación de la presentación del documento. La acreditación consistirá en la copia del escrito que acompañe el interesado y que se acuñará con el correspondiente sello, o en la expedición de un recibo que contenga, además de la fecha de presentación, una referencia del remitente y del destinatario y un extracto del contenido del documento.

Artículo 17. Aportación de copias cotejadas al procedimiento

1. Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o de una actividad administrativa requieran la aportación de copias cotejadas de documentos originales, el ciudadano podrá ejercer su derecho a la inmediata devolución de estos últimos por parte de las oficinas de registro en que presenta el documento al que deba acompañar la copia cotejada, con independencia del órgano, de la entidad o de la administración destinataria. Las oficinas del registro no estarán obligadas a cotejar copias de documentos originales cuando estas no acompañen documentos presentados por el ciudadano par su registro.
2. Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia de este. La oficina de registro realizará el cotejo de los documentos y copias, devolverá el documento original al ciudadano y unirá la copia, una vez diligenciada con un sello de cotejo, al documento a que acompaña para su remisión al destinatario.
3. El sello o la acreditación de cotejo expresará la fecha en que se practicó, así como la identificación del órgano y de la persona que expidió la copia cotejada.
4. Las copias cotejadas tendrán la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que, en ningún caso, acrediten la autenticidad del documento original.

Artículo 18. Aportación de documentos originales al procedimiento

Cuando las normas reguladoras del correspondiente procedimiento o de la correspondiente actuación administrativa requieran la aportación de documentos originales por parte de los ciudadanos y el original deba constar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia de este, una vez que esté sellada por el registro y tras la comprobación de su identidad con el original. Las oficinas de registro únicamente expedirán copias selladas de documentos originales que acompañen documentos presentados por el ciudadano a la administración.

Artículo 19. Certificación de asientos

Las certificaciones de asientos registrales las hará la oficina de registro en que se ha realizado el asiento y con el visto bueno del/de la secretario/a general.

Artículo 20. Horarios

1. El Registro General y los registros auxiliares permanecerán abiertos al público en horario de 9 a 14 horas de lunes a viernes, excepto la primera semana completa del mes de agosto, que será de 9 a 13 horas. Por necesidades del servicio, la Secretaría General o la Gerencia podrán establecer la ampliación o reducción de este horario. Si el último día de un plazo coincide con el sábado o con día festivo, se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente.
2. Durante los días hábiles en horario de tarde, los sábados y los días declarados festivos en el calendario de la Universidad, las personas interesadas podrán presentar escritos y documentos en la forma y en las modalidades que están previstas en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
3. El registro se cerrará cada día y los asientos quedarán ordenados cronológicamente de acuerdo con la presentación o con la salida de los documentos.

TÍTULO V
DE LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

Artículo 21. La atención al ciudadano

Las actividades del registro que integran la atención al ciudadano son la información y la recepción de las sugerencias o de las quejas que puedan mejorar la calidad de los servicios que presta la Universidad de A Coruña.

Artículo 22. Información

1. La información al ciudadano de la Universidad de A Coruña tiene como finalidad mejorar el acceso a los servicios que presta la Universidad de A Coruña en sus relaciones con los ciudadanos. Versará sobre la estructura organizativa y funcional, incluyendo el directorio de unidades administrativas y de centros, y los horarios de ellos, y sobre el órgano responsable de la gestión de cada procedimiento administrativo, que será lo que deberá dar la información relativa a su finalidad, a la legislación aplicable, a los requisitos y a la documentación necesaria para su tramitación.
2. La información que se suministre será clara y comprensible, concreta, íntegra y adecuada a la información solicitada.
3. Si la petición de información por parte del ciudadano no pudiese ser resuelta de forma inmediata con los medios de que dispone el encargado de atención al público, será contestada en el plazo de dos días hábiles siempre que el ciudadano le facilite los datos precisos para efectuar el contacto.
4. Las actuaciones que realice el personal del Registro en cumplimiento de este artículo tendrán un carácter informativo para quien las solicite y, por tanto, en ningún caso entrañarán una interpretación normativa. La información facilitada no se podrá invocar para los efectos de interrupción o de suspensión de plazos, de caducidad o de prescripción, ni servirá de instrumento formal de notificación en el expediente.

Artículo 23. Sugerencias y quejas

1. Los ciudadanos y los entes públicos o privados podrán formular las sugerencias y las quejas que crean convenientes sobre el funcionamiento del registro con el fin de mejorar su calidad.
2. Las sugerencias y las quejas no tendrán en ningún caso la calificación de recurso administrativo ni su presentación suspenderá los plazos que estén establecidos en la normativa vigente.
3. La presentación de sugerencias y de quejas no condiciona en ningún modo el ejercicio de las restantes acciones o de los derechos que, de conformidad con la normativa reguladora de cada procedimiento, puedan ejercer los que figuren en él como interesados.

DISPOSICIÓN ADICIONAL PRIMERA

Se autoriza al/a la secretario/a general de la Universidad de A Coruña para dictar las instrucciones necesarias de interpretación del presente reglamento.

DISPOSICIÓN ADICIONAL SEGUNDA

1. Podrán contar con un registro especial propio no integrado en el Registro General los centros, los departamentos y los institutos universitarios de investigación, así como el Consejo Social. El registro dependerá del secretario del órgano unipersonal de gobierno correspondiente.
2. En estos registros especiales solo podrán presentarse y recibirse aquellos documentos dirigidos a los órganos de gobierno o a las unidades administrativas del centro, del departamento o del instituto correspondiente o del Consejo Social.
3. En los registros especiales de centro podrán presentarse escritos dirigidos a los órganos colegiados (Consejo Social, Claustro y Consejo de Gobierno) o unipersonales (rector/a, vicerrectores, secretario/a general y gerente) de gobierno de la Universidad de A Coruña, salvo que el procedimiento o la convocatoria indique expresamente que la presentación deberá tener lugar en el Registro General y/o en el Registro del Vicerrectorado del campus de Ferrol.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA

Queda derogada toda la normativa propia de la UDC de rango igual o inferior a este reglamento, así como las instrucciones o las circulares que se refieran a las cuestiones aquí reguladas.

DISPOSICIÓN FINAL

El presente reglamento entrará en vigor el día siguiente de ser aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad de A Coruña.